Egy székhelyszolgáltató kiválasztásakor számos szempontot kell figyelembe venni, hogy a vállalkozás számára a legmegfelelőbbet tudjuk kiválasztani. Ezek közül az egyik – ha nem is a legfontosabb, de mégis meglehetősen fontos – az ügyfélszolgálat színvonala. Egy jól működő ügyfélszolgálat (vagy szakszolgálat) például folyamatosan, hét minden napján, akár soron kívül is elérhető. Ez főleg olyan helyzetekben fontos, amikor sürgős információkra van szükség, például bizonyos értesítések feldolgozását vagy a hatósági megkeresések kezelését illetően, illetve ezen kívül is adódhatnak sürgős helyzetek.
A szakértelem és a tájékozottság szintén rendkívül fontos szempont a székhelyszolgáltatás vonatkozásában. Az ügyfélszolgálati munkatársaknak érteniük kell a vállalkozások működési környezetét, a jogszabályi előírásokat, valamint a székhelyszolgáltatás keretében nyújtott szolgáltatások részleteit. Csak így lehetséges az, hogy a szolgáltató ne csak egy adminisztratív szerepet töltsön be, hanem értékes tanácsokkal és támogatással is tudjon szolgálni az ügyfeleinek.
A dokumentumkezelés pontossága és biztonsága szintén elengedhetetlen. Egy székhelyszolgáltató gyakran foglalkozik hivatalos dokumentumok, például hatósági levelek vagy számlák átvételével és továbbításával. Az ügyfélszolgálatnak garantálnia kell, hogy ezek a dokumentumok időben és hibátlanul eljussanak az ügyfélhez, természetesen a megállapodásuk szerinti formában.
Fontos ezen kívül, hogy a székhelyszolgáltatás ügyfélszolgálata ne csak az ügyfelek megkereséseire válaszoljon, hanem előre értesítse őket a fontos eseményekről, a közelgő határidőkről vagy esetleges jogszabályi változásokról. Egy ilyen proaktív ügyfélszolgálat jelentősen csökkentheti a vállalkozások adminisztratív terheit, egyéni vállalkozóknak pedig szinte létfontosságú.
A székhelyszolgáltatásban elérhető extra szolgáltatások is értékesek. Például, ha az ügyfélszolgálat segíteni tud az adóhatósági ellenőrzésekkel kapcsolatos kérdésekben, jogi tanácsadást tud nyújtani, vagy fontos adminisztratív feladatokat is felvállal, az további óriási előny. Érdemes ezért olyan székhelyszolgáltatót választani, amelyik valóban ért is ahhoz, amit tesz, és azt megfelelő szakmai színvonalon, egy elérhető ügyfélszolgálat segítségével végzi.